Cara mengubah worksheet di word sekaligus

Memasukkan worksheet ke dalam Word memungkinkan Anda untuk:

• Menyajikan Data Secara Visual: Tabel dan grafik dari spreadsheet dapat membuat data yang kompleks menjadi lebih mudah dicerna oleh pembaca.
• Membuat Dokumen yang Komprehensif: Menggabungkan analisis data dengan narasi teks dalam satu dokumen yang kohesif.
• Menyesuaikan Tampilan: Word memberikan fleksibilitas dalam memformat dan menata objek data agar sesuai dengan gaya visual dokumen Anda.
• Memudahkan Kolaborasi: Berbagi dokumen yang berisi data terintegrasi mempermudah anggota tim untuk memahami konteks data.

Artikel ini akan membahas secara rinci berbagai metode untuk membawa data dari worksheet ke dalam dokumen Word, serta cara mengelolanya agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

2. Metode 1: Menyalin dan Menempelkan Data (Copy-Paste)

Metode paling umum dan seringkali paling cepat untuk memindahkan data dari satu aplikasi ke aplikasi lain adalah dengan menyalin dan menempelkan. Word dan Excel sangat terintegrasi, sehingga proses ini cukup mulus.

2.1. Menyalin Data Langsung dari Excel ke Word:
Langkah dasarnya sangat sederhana:

1. Buka file Excel Anda dan pilih sel, baris, atau kolom data yang ingin Anda salin.
2. Klik kanan pada area yang dipilih dan pilih Copy, atau tekan Ctrl + C (Windows) / Cmd + C (Mac).
3. Buka dokumen Word Anda, letakkan kursor di tempat yang Anda inginkan untuk menempelkan data.
4. Klik kanan dan pilih salah satu opsi penempelan yang tersedia, atau tekan Ctrl + V (Windows) / Cmd + V (Mac).

2.2. Opsi Penempelan (Paste Special):
Saat Anda menekan Ctrl + V, Word biasanya akan mencoba menebak format terbaik. Namun, untuk kontrol yang lebih baik, gunakan Paste Special:

• Setelah menyalin data di Excel, kembali ke Word.
• Klik kanan pada lokasi tujuan, lalu pilih Paste Special....

• Jendela Paste Special akan muncul, menawarkan beberapa pilihan:

  • Menempelkan sebagai Objek Excel (Microsoft Excel Worksheet Object):

    • Keuntungan: Opsi ini mempertahankan sebagian besar format asli Excel, termasuk warna, font, dan pemformatan sel. Yang terpenting, objek ini dapat diedit langsung di Word. Saat Anda mengklik ganda objek ini, Word akan membuka antarmuka seperti Excel di dalam jendelanya sendiri, memungkinkan Anda untuk mengubah data, rumus, dan bahkan memformat sel seolah-olah Anda berada di Excel.
    • Kekurangan: Objek yang disisipkan sebagai objek Excel cenderung memiliki ukuran file yang lebih besar. Ketergantungan pada program Excel yang terinstal di komputer juga menjadi pertimbangan. Jika Anda berbagi dokumen ini dengan seseorang yang tidak memiliki Excel, mereka mungkin tidak dapat mengedit atau bahkan melihat objek tersebut dengan benar.
    • Cara Mengedit: Klik ganda pada objek yang disisipkan di Word. Antarmuka Excel akan muncul. Lakukan perubahan Anda, lalu klik di luar objek untuk kembali ke tampilan Word.

  • Menempelkan sebagai Tabel Word (Microsoft Word Document Object / Formatted Text (RTF) / Unformatted Text):

    • Keuntungan: Menempelkan data sebagai Tabel Word membuat data tersebut menjadi bagian integral dari dokumen Word Anda. Ini menghasilkan file yang lebih ringan dibandingkan objek Excel dan lebih mudah dibagikan karena tidak memerlukan Excel untuk dibuka. Anda dapat dengan mudah memformat tabel Word menggunakan alat pemformatan tabel Word.
    • Kekurangan: Pemformatan kompleks dari Excel, seperti warna latar belakang yang berbeda untuk sel-sel tertentu atau grafik yang tertanam, mungkin tidak sepenuhnya dipertahankan atau akan hilang sama sekali. Fungsi spreadsheet tingkat lanjut (seperti rumus kompleks atau pemformatan kondisional) tidak tersedia di tabel Word.
    • Cara Memformat Tabel Word: Setelah menempelkan, klik pada tabel. Tab Table Design dan Layout akan muncul di ribbon Word, memungkinkan Anda mengubah gaya tabel, warna, perbatasan, dan tata letak.

  • Menempelkan sebagai Teks (dengan Tab atau Koma):

    • Pilihan Formatted Text (RTF) atau Unformatted Text akan menempelkan data sebagai teks biasa. Data dari kolom akan dipisahkan oleh karakter tab (jika Anda memilih Formatted Text) atau spasi (jika Anda memilih Unformatted Text tanpa opsi pemisah).
    • Keuntungan: Ini adalah cara yang baik jika Anda hanya ingin menyalin nilai-nilai data tanpa format, atau jika Anda berencana untuk membuat tabel Word baru dari data tersebut.
    • Cara Mengkonversi Teks Menjadi Tabel: Jika Anda menempelkan data yang dipisahkan oleh tab, Anda bisa langsung mengkonversinya menjadi tabel Word:
      1. Pilih teks yang ingin Anda konversi.
      2. Pergi ke tab Insert.
      3. Klik Table > Convert Text to Table....
      4. Word akan mendeteksi pemisah (biasanya tab) dan membuat tabel baru.

3. Metode 2: Menyisipkan Worksheet sebagai Objek Tertanam (Embedded Object)

Metode ini sedikit berbeda dari sekadar menyalin dan menempel. Alih-alih hanya menyalin konten, Anda menyisipkan seluruh file Excel atau bagian darinya sebagai objek di dalam dokumen Word.

3.1. Memahami Konsep Tertanam (Embedded) vs. Tertaut (Linked):
Sebelum melangkah lebih jauh, penting untuk memahami perbedaan antara objek yang "tertanam" (embedded) dan "tertaut" (linked):

• Tertanam (Embedded): Ketika Anda menyisipkan objek sebagai tertanam, salinan dari file sumber (misalnya, file Excel) disalin ke dalam dokumen Word Anda. Objek ini menjadi bagian dari dokumen Word itu sendiri. Jika Anda mengedit objek tertanam, perubahan hanya akan memengaruhi salinan di dalam dokumen Word, bukan file Excel asli.
• Tertaut (Linked): Ketika Anda menyisipkan objek sebagai tertaut, Word membuat koneksi ke file Excel asli. Dokumen Word tidak menyimpan salinan data, tetapi hanya menyimpan petunjuk di mana menemukan data tersebut di file asli. Jika file Excel asli berubah, Anda dapat memperbarui objek tertaut di Word agar mencerminkan perubahan tersebut.

3.2. Langkah-langkah Menyisipkan Objek Excel dari File:

1. Di dokumen Word Anda, pergi ke tab Insert.
2. Di grup Text, klik Object (tombolnya mungkin terlihat seperti daftar atau ikon kecil).
3. Pilih Object.... Jendela Object akan muncul.
4. Pilih tab Create from file.
5. Klik tombol Browse... dan navigasikan untuk menemukan file Excel yang ingin Anda sisipkan.
6. Setelah memilih file, Anda akan melihat opsi:
   • Link to file: Jika dicentang, ini akan membuat objek menjadi tertaut (lihat Metode 3). Jika tidak dicentang, objek akan tertanam.
   • Display as icon: Jika dicentang, alih-alih menampilkan isi worksheet, Word akan menampilkan ikon file Excel. Anda perlu mengklik ganda ikon tersebut untuk membuka dan melihat isinya.

3.3. Keuntungan dan Kerugian Menyisipkan Objek Tertanam:

• Keuntungan: Memungkinkan Anda untuk menyertakan seluruh atau sebagian dari file Excel tanpa perlu menyalin dan menempel secara manual. Anda dapat mengakses fitur Excel untuk mengedit objek yang disisipkan. Karena merupakan salinan, dokumen Word tetap berfungsi meskipun file Excel asli dihapus atau dipindahkan (tetapi Anda tidak dapat mengeditnya lagi jika file asli tidak ada).
• Kerugian: Ukuran file dokumen Word dapat menjadi sangat besar, terutama jika Anda menyisipkan file Excel yang besar atau banyak objek. Dependensi pada program Excel tetap ada.

3.4. Mengedit Objek yang Disisipkan:
Sama seperti metode copy-paste sebagai objek Excel, Anda dapat mengklik ganda objek yang tertanam untuk membukanya di antarmuka seperti Excel di dalam Word.

4. Metode 3: Menyisipkan Worksheet sebagai Objek Tertaut (Linked Object)

Metode ini sangat berguna ketika Anda ingin memastikan bahwa data di dokumen Word Anda selalu diperbarui secara otomatis sesuai dengan perubahan pada file spreadsheet sumber.

4.1. Perbedaan Utama dengan Objek Tertanam:
Perbedaan fundamentalnya adalah pada pembaruan. Objek tertanam adalah snapshot pada saat penyisipan. Objek tertaut adalah jendela ke file asli. Jika file asli berubah, objek tertaut dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan tersebut.

4.2. Langkah-langkah Menyisipkan Objek Excel yang Tertaut:
Ada dua cara utama untuk melakukan ini:

• Melalui Insert Object:

  1. Ikuti langkah 1-5 pada bagian 3.2 (Insert > Object > Create from file > Browse...).
  2. Centang kotak Link to file.
  3. Klik OK.

• Melalui Paste Special dengan Opsi Paste link:

  1. Salin data atau objek dari Excel (Ctrl + C / Cmd + C).
  2. Di Word, pergi ke Home tab.
  3. Klik panah di bawah tombol Paste.
  4. Pilih Paste Special....
  5. Di jendela Paste Special, pilih Paste link.
  6. Pilih format yang diinginkan dari daftar As:, misalnya Microsoft Excel Worksheet Object atau Formatted Text (RTF).
  7. Klik OK.

4.3. Keuntungan dan Kerugian Objek Tertaut:

• Keuntungan:
  • Pembaruan Otomatis: Data di Word akan otomatis diperbarui setiap kali file Excel sumber diubah dan dokumen Word dibuka atau disegarkan.
  • Ukuran File Lebih Kecil: Dokumen Word tidak menyimpan salinan data, sehingga ukuran filenya lebih ringkas.
• Kerugian:
  • Ketergantungan pada File Sumber: Jika file Excel asli dipindahkan, diganti namanya, atau dihapus, tautan akan rusak, dan data di Word tidak akan lagi dapat diperbarui atau bahkan ditampilkan dengan benar. Anda harus memperbaiki tautan secara manual.
  • Performa: Membuka dokumen Word dengan banyak tautan yang kompleks terkadang bisa memakan waktu lebih lama karena Word perlu memeriksa semua tautan.

4.4. Memperbarui Tautan:

• Otomatis: Saat Anda membuka dokumen Word yang berisi objek tertaut, Word biasanya akan bertanya apakah Anda ingin memperbarui tautan.
• Manual:
  1. Klik kanan pada objek tertaut di Word.
  2. Pilih Update Link.
• Mengatasi Tautan yang Rusak: Jika Anda mendapatkan pesan bahwa tautan tidak dapat diperbarui, klik kanan pada objek, pilih Linked Worksheet Object > Links.... Jendela Links akan muncul, di mana Anda dapat mencoba menemukan kembali file sumber atau memutus tautan jika diperlukan.

5. Metode 4: Menggunakan Fitur Tabel Word untuk Data Sederhana

Jika data Anda tidak terlalu kompleks dan tidak memerlukan fungsi spreadsheet yang canggih, Anda bisa mempertimbangkan untuk membuat tabel langsung di dalam Word.

5.1. Membuat Tabel Baru di Word:

1. Pergi ke tab Insert.
2. Klik Table.
3. Anda bisa memilih jumlah baris dan kolom dengan menggeser kursor di atas kisi, atau memilih Insert Table... untuk memasukkan angka secara manual.
4. Anda juga dapat memilih Draw Table untuk menggambar struktur tabel Anda sendiri.

5.2. Mengkonversi Teks menjadi Tabel:
Seperti yang disebutkan di bagian 2.4, jika Anda memiliki data yang disalin sebagai teks dengan pemisah yang jelas (tab, koma, titik koma), Anda dapat dengan mudah mengkonversinya menjadi tabel Word.

5.3. Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Tabel Word:

• Keuntungan: Sangat terintegrasi dengan Word, ringan, dan mudah diformat menggunakan alat pemformatan tabel Word. Cocok untuk data yang statis atau hanya memerlukan presentasi sederhana.
• Kerugian: Tidak memiliki kemampuan perhitungan atau analisis data seperti Excel. Jika Anda perlu melakukan perhitungan atau menggunakan grafik, Anda tetap memerlukan Excel.

6. Tips dan Trik untuk Pengelolaan Worksheet di Word

• Pilih Metode yang Tepat: Pertimbangkan seberapa sering data akan berubah, apakah Anda memerlukan fungsi Excel, dan seberapa penting ukuran file. Untuk data yang sering berubah dan perlu diperbarui, gunakan tautan. Untuk data statis yang perlu diformat dengan baik, gunakan objek tertanam atau salin-tempel sebagai tabel Word.
• Konsistensi Format: Pastikan format data di Excel konsisten sebelum disalin atau ditautkan untuk menghindari masalah tampilan di Word.
• Tata Letak Objek: Setelah menempelkan atau menyisipkan objek, gunakan opsi Layout Options (ikon kecil yang muncul di samping objek) untuk mengatur bagaimana teks membungkus objek tersebut (misalnya, in line with text, square, tight, through, top and bottom, behind text, in front of text). Ini sangat penting untuk penataan dokumen yang rapi.
• Menangani Data Besar: Jika Anda memiliki data yang sangat besar, menyisipkannya sebagai objek tertanam atau tertaut mungkin membuat file Word Anda sangat berat atau lambat. Pertimbangkan untuk meringkas data di Excel terlebih dahulu atau hanya menyertakan bagian data yang paling relevan.
• Uji Coba: Selalu uji coba cara kerja objek atau tautan Anda, terutama jika Anda berencana membagikan dokumen tersebut. Buka di komputer lain atau minta orang lain untuk meninjau.

7. Kesimpulan: Memilih Metode Terbaik untuk Kebutuhan Anda.

Mengubah worksheet di Word dapat dilakukan melalui beberapa metode yang berbeda, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya.

• Copy-Paste: Cepat untuk data sederhana dan statis. Opsi Paste Special memberikan kontrol lebih.
• Objek Tertanam: Menyisipkan salinan lengkap dari file atau bagian file Excel ke dalam Word, memungkinkan pengeditan di dalam Word, tetapi dapat meningkatkan ukuran file.
• Objek Tertaut: Menghubungkan dokumen Word ke file Excel asli, memungkinkan pembaruan otomatis tetapi bergantung pada keberadaan file sumber.
• Tabel Word: Solusi ringan dan terintegrasi untuk data yang tidak memerlukan fungsi spreadsheet canggih.

Dengan memahami perbedaan antara metode-metode ini dan mempertimbangkan kebutuhan spesifik proyek Anda, Anda dapat secara efektif mengintegrasikan data dari spreadsheet ke dalam dokumen Word Anda, menghasilkan laporan yang informatif, terstruktur, dan profesional. Pilih metode yang paling sesuai dengan alur kerja Anda, kebutuhan pembaruan data, dan audiens dokumen Anda.

>